【職種図鑑】秘書

経営者などの業務を幅広くサポートする専門職

仕事内容は？

秘書は、社長や役員など企業のトップや、医師、政治家、弁護士など専門職の人たちの補佐役として、庶務のすべてを管理し、処理をします。具体的には、社内外の人との連絡や応対、文書作成、資料・情報の収集と整理、スケジュール調整など。上司の仕事がスムーズに進むサポート業務全般を行います。そのほか、会議やパーティー準備、来客の接待、経理事務などを行うことも。秘書はグループ秘書と個人秘書の2種類があります。グループ秘書は一般企業に多く、秘書室などに配属され、組織の管理者の下で複数人のチームとして上司を支えます。一方、個人秘書は1対1で直接上司につく形で、法律事務所の秘書や大学教授、外資系企業では個人秘書が一般的です。秘書の勤務先は、一般企業や外資系企業のほか、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所、議員事務所など広範囲に及びます。勤務時間は所属先により異なります。上司のスケジュールによっては早朝出勤や残業、休日出勤などがあるので、事前に確認をしてみましょう。

必要なスキルは？

特別な資格は必要ありません。パソコンで文書作成やメール、情報収集をすることが多いため、パソコンを使えることは必須です。また、ビジネスマナーや正しい敬語が使えることも重要です。落ち着いて対応すること、気配りができることも求められますので、就業前から心がけておくといいでしょう。複数の仕事を同時にこなすことも多いので、臨機応変に、機転が利くことも必要です。また、来客受付、電話応対などにとどまらず、調査力や情報収集力、分析力などが求められます。外国人のお客さまや取引先が多い場合には、英語など語学力も活かせるでしょう。さらに、秘書は会社のさまざまな部署と関わることが多いため、組織全体のことを知っておく必要もあります。

活かせる経験やスキル

・ビジネスマナーや敬語力
・情報収集力や調査力
・判断力や臨機応変さ
・エクセル・ワード、パワーポイントなどのパソコンスキル
・英語などの語学力
・秘書技能検定

転職お役立ちデータ

●転職難易度 … ★★★☆☆
●平均給与 … 22.1万円
●求人募集の未経験OK比率 … 58.6％
●活躍の場
・1位 … 医療（その他）　21.5％
・2位 … サービス　8.5％
・3位 … 各種コンサル　8.1％
※2012/4/1-2013/3/31間のとらばーゆ掲載原稿より集計

身に付くこと、キャリアステップ

ビジネスマナーや情報収集力、判断力などが身に付きます。また、上司がどんなことを望んでいるかを見極め、柔軟に行動するようにしていれば、口に出して言われなくても、相手が望むことを察知して動けるようになるでしょう。情報処理能力やコミュニケーション能力など、身に付いたスキルは、将来ほかの仕事をする場合でも役に立ちます。企業秘書として経験を積んだのち、弁護士秘書など専門職の秘書に転職することも可能です。また、グローバル化が進んでいる現代では、語学力や国際感覚を持つ人材も歓迎されています。英語力をつけて外資系企業の個人秘書としてステップアップをする人も。秘書は、自分の希望に応じてキャリアアップが望める、将来性ある職業といえるでしょう。

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