【職種図鑑】一般事務

2010年01年01日

電話・来客応対、書類作成など、企業運営に欠かせない、縁の下の力持ち

【職種図鑑】一般事務

仕事内容は?

民間企業や官公庁、団体などにおいて、資料や契約書などの書類作成のほか、電話・来客応対やメール応対、郵便物の仕分け、ファイリング・データ集計などの必要な事務作業を行うのが一般事務の仕事です。企業や部署により仕事内容はさまざまですが、経理や庶務の仕事を任されたり、部署によっては海外とのやりとりを行ったり、専門分野を扱うこともあります。どの仕事も、単純な作業の繰り返しのように見えますが、実は重要な部分を担っており、一般事務は企業運営には欠かせない縁の下の力持ち的な存在といえるでしょう。「ありがとう」「助かったよ」など、サポートした相手から感謝され、それがやりがいにつながる仕事なので、ホスピタリティーがある人にはぴったりな仕事。最近は直接雇用のほか、人材派遣会社の派遣スタッフ、または契約社員として企業へ派遣されるケースも増えています。一般事務の経験がなくても採用されることも多く、多くの人にチャンスがある仕事です。

必要なスキルは?

一般事務を目指す場合、特に資格などは必要ありませんが、多くの会社でパソコンを使用するため、事務作業で使うパソコンソフト(エクセル・ワードなど)の基本操作は最低限必要です。部署によっては簿記、英会話などの能力が求められることも。電話やメール、来客応対などをする場合は、会社の窓口として恥ずかしくない敬語やビジネス会話、ビジネス文書・ビジネスマナーなどの一般常識も身に付けておきたいもの。また、社内・外の人とも円滑なやりとりをするためのコミュニケーション能力や、電話応対や来客応対の丁寧さや臨機応変さ、文書の作成能力なども必要なスキルです。また、事務の仕事をしたいという気持ちと同じくらい、誰かのサポートをしたいという気持ちも大切です。

活かせる経験やスキル

・来客や電話に対して丁寧に対応できるビジネスマナー
・ホスピタリティー
・事務処理能力やその正確性
・エクセル・ワードなどのパソコンスキル

転職お役立ちデータ

●転職難易度 … ★★☆☆☆
●平均給与 … 18.4万円
●求人募集の未経験OK比率 … 71.3%
●活躍の場
・1位 … 不動産 9.6%
・2位 … 人材派遣 8.3%
・3位 … 建設 4.9%
※2012/4/1-2013/3/31間のとらばーゆ掲載原稿より集計

身に付くこと、キャリアステップ

パソコンの基本動作はもちろん、事務処理能力、ビジネススキルが身に付きます。例えば、ベンチャー企業や中堅企業などでは、意欲がある人や能力がある人に仕事を任せるといった風土が一般的なため、一般事務で入社したとしても、必要な知識・スキルを身に付けることで、専門事務など十分ステップアップが可能です。転職の際にも一般事務の基本能力があれば、キャリアステップも夢ではありません。転職の際に優遇してもらえることもあるので、パソコン操作(ワード、エクセル、マイクロソフト オフィス スペシャリストなど)や簿記、英会話などの資格を取得しておくと、将来のキャリアステップの幅が広がるでしょう。

この仕事に就く人のナマ声!

・残業が減って、プライベートの予定がたてやすくなった。(32歳/東京都)
・パソコンがさらに速く打てるようになった。(25歳/東京都)
・感謝の言葉を聞いたときは、やっていて良かったと思います。(35歳/東京都)
・年齢が年齢なので、長く勤められるところがいい。(39歳/愛知県)
・パソコンを使うので目や肩の凝りがひどい。(32歳/千葉県)
・仕事で英語を使うので慣れずに大変ですが、勉強になります。(39歳/愛知県)
※2012年3月マクロミル調べ。全国の20-39歳の有職者女性890人を対象に調査

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