退職の意思を伝えるときは誰に言う？メールで連絡してもよい？　退職時の手順を確認！

転職をするなら確認！退職するときは、誰にどのように伝えるべき？

退職をいつ、だれに言う？

l まず、就業規則を確認！

内定後、または退職の意思をかためたときに退職の申し出をしますが、ここで先に確認しておきたいのが「就業規則」です。会社の就業規則によるので、自分の勤務先の就業規則を必ず確認しましょう。
一般的には「退職日の1〜3カ月前」に伝えるようにします。

l 直属の上司に伝える

最初に伝えるのは、直属の上司です。同僚や仲のよい人に言っておかないと・・・はNG。こういった人事にかかわることは 、最初に上司に伝えることが重要です。
まず、直属の上司に、時間をつくってもらう（アポイントをとる）ことからスタートします。いきなり「退職したいので、お話を・・・」ではなく、「ご相談したいことがありまして、お時間をいただけないでしょうか」と伝えます。
実際に話をするときに、「この機会に今まで我慢していた不満を言おう！」は、マナー的にもNG。退職を申し出ることは、不平不満をぶつけるチャンスではありません。
新たにやりたいと思うことがある、これまでの経験を活かしてステップアップしたい、など転職の動機と合わせて、これまで一緒に仕事をしてきた人への配慮も忘れないようにしましょう。

メールはNG？
メールなら、退職について経緯などを詳しく書くこともできるので、丁寧なのでは？と思う方もいるかもしれませんが、メールで伝えるのはNGです。なぜなら、一方的な報告になってしまうから。退職は、自分で決めて、自分の都合のよい日に退職、というわけにはいきません。会社に雇用されているということは、その会社の就業規則のもとに働き、お給料をもらっているわけです。会社側と相談のうえで、退職が決定するということを念頭にして、行動しましょう。
上司に伝える前に、先に同僚に引継ぎの相談をしたり、取引先に伝えるなどは、絶対にしてはいけません！自分勝手な行動をしていると思われてしまいます。

業務の引継ぎ

引継ぎは、会社によって引継書の書式が決まっていたり、仕事内容によっても行なうべきことが変わってくると思いますが、後任の人がスムーズに対応できるように準備・対応をすることが求められます。
例えば、次のようなことが必要になります。参考にしてみてください。

・業務の流れ等が分かるもの＝引継書（マニュアル）の作成
・各業務内容の後任への説明
・取引先及びその担当者の一覧作成
・社外の方へのあいさつ状の作成と送付
・社外の方へ後任者の紹介

退職の挨拶

社内外を問わず、お世話になった方にはきちんと挨拶をしておきましょう。
仕事上、今後も良好な関係を維持したい相手には、直接会って挨拶をすることも重要です。
また、メールで報告をする際に注意したいのは、アドレス。お客さまなど、多くの人にご連絡する場合、必ずアドレスはBCCに入れます。アドレスは個人情報ですから、取扱いには注意しましょう。

メール文面事例：社外向け

退職時に受け取るもの／返却するもの

会社から受け取るものと返却するものがあるので、漏れがないよう人事に確認しましょう。

<受け取るもの>
年金手帳（入社時に返却してもらっていなければ）
雇用保険被保険者証（入社時に渡されていなければ）
健康保険被保険者資格喪失証明書（退職後、国民健康保険に加入する場合）
退職証明書（退職後、健康保険上の被扶養者になる場合）
離職票（失業給付を受給する場合）
源泉徴収票
厚生年金基金加入員証（厚生年金基金に加入しており、入社時に渡されていない場合には）

<返却するもの>
健康保険証
会社の身分証明書等
制服、作業服
名刺
会社から貸与された事務用品や備品など

内定先への入社までにしておきたいこと

新たな勤務先に提出する書類を整えておきます。
一般的には下記書類の提出が必要となります。また、このほか内定時に提示された諸条件の承諾書の提出が必要な場合もあります。

年金手帳（基礎年金番号の記載があるページの写しでも可）
雇用保険被保険者証（写しでも可）
源泉徴収票（原本）
扶養控除等申告書（※）
健康保険被扶養者異動届（※）
給与振込先の届書（※）

（※）入社する会社から用紙等は事前または入社日以降に渡されますので、それらに記載して提出することになります。健康保険被扶養者異動届は、扶養家族がいる場合には提出します。