恥ずかしいメールにさようなら！メール美人のすすめ ～お礼メール～

打合せ・商談後にはすぐにお礼メールを出す

アポイントを取って打合せや商談をしたら、それで燃え尽きてしまっているビジネスパーソンが結構多いと思いますが、もう一歩先に進むためには、お礼メールを出しましょう。お金はかかりませんが、効果は絶大です。
まず、お礼メールはいつ出すべきかという問題からですが、結論は簡単。相手より先に、です。ですから、打合せ・商談当日がベスト。「先にお礼をする」ということを習慣にしましょう。

お礼メールの基本

■お礼以外の内容を盛り込まない
お礼メールは、お礼だけに留めるのが基本です。売り込みのような要素が少しでも入ると興ざめしてしまいますから、そういったことは書かないように気をつけましょう。
また、件名にも「お礼のメール」と分かるように、「ありがとうございました」などと入れると、相手が用件を件名で把握することができるので、相手に配慮したメールとなります。

■返事がほしいのか、連絡だけなのか、が分かるように書く
また、返事を求めるメールなのか、単に情報を伝えるメールなのかをきちんと決めたうえで書くようにしてください。

以下のメールは、打合せに対するお礼メールで、返事の必要がない例です。

■要望がある場合は、失礼のないよう丁寧に伝える
返事が欲しい場合や、納期などが決まっている場合、打合せ時のノートや資料などに書かれているかもしれませんが、お礼メールにもその旨を伝えておくと、その後の仕事がスムーズに。社外の方へお願いや依頼をする場合は、丁寧な言葉づかいはもちろんのこと、的確に伝えるようにしましょう。

以下のメールは、打合せに対するお礼メールであると同時に、返事を催促する例です。

意外と知らない!?　言葉遣いのポイント

日本語は、相手との関係性で使う言葉が変わるという特徴のある言語です。普段何気なく使っている言葉でも、目上の人や取引先に対して適切かどうか、考えながらメールを書くことが大事ですね。

●取引先に対しての返信で「了解しました」って書いていませんか？
相手の言っていることを理解したと伝えるのに、「了解しました」という言葉がよく使われています。しかし、上司や取引先などには実は不適切。了解には「承認する」という意味があるので、上から目線の言い方になってしまうのです。「承知しました」「かしこまりました」という表現を使いましょう。

●つい使ってしまう「すみませんでした」にも注意！
「すみません」という言葉は丁寧語ではあるのですが、お客様や目上の人に対しては、より丁寧な「申し訳ありません」「申し訳ございません」を使いましょう。

●「よろしかったでしょうか？」と確認するのは、よろしくない言い方です。
最近は「ご注文の品は○○でよろしかったでしょうか」という言い方もよく聞きますが、確認しているのは現在なので、過去形にするのは使い方としては合っていません。わざわざ過去形にする必要もありません。「よろしいでしょうか」と現在形で確認しましょう。

美崎栄一郎
（商品開発コンサルタント、ビジネス書著者・講演家）
花王でアタック、ソフィーナなどの開発のプロジェクトリーダーとして活躍後、独立。デビュー作『「結果を出す人」はノートに何を書いているのか』がビジネス書大賞1位に。その後、花王でのサラリーマン経験から、実際の現場での経験を元にした使えるノウハウをまとめ、著作は30冊以上。2013年よりビジネス手帳の監修も手がける。