面接官にうまくアピールしたい!でも緊張する…そんなU29女子にプレゼン技術を伝授!

2016年10年31日

賢く転職!差をつけるための面接・応募・採用のノウハウ
応募書類編:面接対策編:面接で差がつくポイントを知りたい!

転職活動で、必ずあるのが面接。緊張もするし、話をするのもうまいほうじゃないし…と憂うつになってしまう女子も多いのではないでしょうか。でもよく考えてみると、緊張は誰でもするし、話がうまいからといって面接で成功するというわけでもありません。
面接では、何をどう伝えるのかが重要となりますが、面接当日に思いつくことではないので、事前に準備が必要。また、できるだけ緊張しないようにするための対策も、実は面接当日ではなく、前日までの行動がポイントとなります。そこで、面接前の対策についてご紹介。ぜひ参考にしてください。

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対策1:自己アピールで差をつけたい!

面接では「話す」のではなく「説明して理解してもらう」

まず、面接の目的を考えてみましょう。初対面の面接官と面接を受ける人が、お互いのことを話し、打ち解けて盛り上がる場でしょうか?もちろん、違いますよね。
面接官は、面接を受ける人のことを知りたい。面接を受ける人は、面接官に自分のことを知ってもらいたい。要するに、面接とは、面接を受ける人が自分のことを説明する場、ということです。
ですから、うまく話ができるかどうかが重要なのではなく、分かりやすく自分自身を説明(アピール)できるかがポイントとなるのです。「私、話し好きだから、面接もうまくいく。話題も豊富だし!」と思っている方に起こりがちなのが、必要のないことまで話しをしてしまい、結果とりとめのない内容になってしまうこと。
そこで、面接をプレゼンテーションの場、と捉えた対策をご紹介します。

プレゼンテーションの手法を活用! SDS法とPREP法

■SDS法
Summary(サマリー・要約)、Details(ディテール・詳細な説明)、Summary(サマリー・要約)の頭文字をとって「SDS(エスディーエス)法」といいます。結論から伝え、繰り返すことで強調。

■PREP法
Point(ポイント・結論)、Reason(理由)、Example(具体例)、Point(ポイント・結論をくり返す)の頭文字をとって「PREP(プレップ)法」といいます。まず、結論から話して、背景にあるストーリーを伝えるもの。

冒頭の自己紹介(挨拶)はSDS法を活用

<営業事務募集に応募したトラ子さん>
専門商社の営業事務募集に応募。面接で「簡単に自己紹介をお願いします」と言われたトラ子さん。特にこれということも無いし…と、名前だけを言って、終わってしまいました。

■ちょっと残念…な自己紹介の例
私は、とらばトラ子と申します。営業事務を希望し応募いたしました。本日はどうぞよろしくお願いします。

ここがNG!

名前、挨拶を述べているので問題はありませんが、意欲的かどうかなどはここでは感じ取ることができません。

SDS法で差がつく自己紹介に!

<サマリー>

はじめまして。とらばトラ子と申します。

<詳細>

私は、トラバ商事という主にお菓子を中心とした食品の卸売をしている会社に3年間在籍し、営業事務を担当しておりました。国内受発注業務と在庫管理の業務経験があり、そのほか営業支援として営業活動用資料の作成にも携わっておりました。今回は、御社の募集広告を拝見し、多品種の商品を取り扱い、また取引先の数が多い御社で、これまで積んできた経験を活かし、経験を広げていきたいと思い応募させていただきました。営業担当者のサポートとして資料作成や顧客対応などにも積極的に取り組むことで、御社に貢献できればと考えております。

<サマリー・結論>

本日はどうぞよろしくお願いいたします。

SDS法の活用ポイント
まず名前を言います(自己紹介で伝えるべきこと=サマリー)。
その後、自分がどういう人なのかを説明(詳細=ディテール)。採用面接では簡潔に経歴と志望動機を紹介。
最後は、SDS法では名前を繰り返して言うことになりますが、面接では自己紹介のまとめとして挨拶を入れましょう。
面接の冒頭で、どういう人物か、どういう考えで応募したのか、を面接官に印象づけることができます。

SDS法は、特技や趣味の説明にも活用ができます。例えば、街歩きが趣味だったら…

<サマリー>

私の趣味は、休日に街歩きを楽しむことです。

<詳細>

街には様々な情報があります。新しくオープンしたショップや、行列ができている飲食店など、流行や人々が関心を寄せていることを知ることができます。また、歩くことは運動不足の解消にもつながり、気分もリフレッシュできますので、1~2時間程度は歩くように心がけています。

<サマリー・結論>

街歩きは、趣味でもあり、新しい情報を得るための時間でもあるといえます。私にとっては、充実した休日の過ごし方のひとつです。

趣味の話題も、単純に「楽しいから、好きだから」ではなく、具体的にどんなことをしているか、得られることなどを盛り込んでいくと、前向きな姿勢をアピールすることができますよ。

職務経歴のアピールにはPREP法を活用

<営業事務募集に応募したトラ子さん>
面接も進み、「以前はどのような業務を担当されていたのですか?」と聞かれたトラ子さん。これまでの経験をアピールするチャンス! ところが、緊張して頭が真っ白に…。

■ちょっと残念…NGな自己PRの例
私は前の会社では営業事務をしていまして、受注業務や営業スタッフのアシスタントで資料作成を担当していました。受注業務というのは、お客様から注文が入ると営業スタッフがシステムに入力して、受注伝票を出力します。出力した書類を工場別に分けて集計するのですが、出力された書類の内容を確認するのが私の担当で…

ここがNG

全体的な仕事の流れをとりとめなく話している印象です。これでは、前の職場について説明していると受け取られてしまい、トラ子さんがどんな仕事をしていたのか、成果はどうだったのか、アピールにつながりません。

PREP法で差がつくアピールに!

<結論>

私は前職では営業事務として、受注業務や営業用の資料作成を主に担当しておりました。特に、確認業務を徹底して行っていました。

<理由>

なぜならば、受注業務での誤入力や、作成した資料が正しくない場合には、お客さまの事業に損失を与える可能性があります。ミスを未然に防ぐことが重要であり、そのための大切な業務だと考えていたからです。

<具体例>

例えば、営業用の資料作成では、商品情報が最新のものとなっているか、価格に誤りはないか、問合せ先は明記されているか、など内容確認業務を作成手順に組み込みました。あるとき、一部分に改訂前の価格が記載された商品があることを発見。速やかに修正作業を行い、間違った情報をお客さまにお渡ししてしまうことを事前に防ぐことができました。

<再び結論>

これからも正確さを重視して、営業事務として多くの経験を積んでいきたいと考えています。

PREP法の活用ポイント
理由と具体的な事例が入ることで、仕事に対する姿勢、考え方を示すことができます。
自分ができることを「話す」のではなく、「伝えて理解してもらう」ことができるので、結果的に自己アピールにつながります。

対策2:緊張しない方法を知りたい!

面接で緊張しない方法ってあるのかな?

どうしたら面接に緊張せずに臨むことができるのでしょうか。
インターネットで検索してみると様々な方法や対策が書かれたサイトが出てくると思います。なぜでしょうか。それは、「面接で緊張しない為には、どうすればよいのか?」と考える人が多いからなのです。
ということは、みんな多かれ少なかれ緊張をしているということ。採用をする側も、面接時は緊張をしている、という前提でみているものです。

落ち着いて面接を受けることが重要。そのために、事前準備はしっかりと!

緊張したらどうしよう…と心配をすることよりも、当日に「どうしたらよいか分からない!」とならないよう、事前に準備をして不安の無いようにしておくことが必要です。
対策1で紹介した方法をもとに、職務経歴やアピールしたいことをまとめることはもちろん、提出する書類、会場までの交通手段、当日の服装など、必要なことが揃っていると、気持ちにゆとりをもった行動ができますよ。

事前確認のポイント

特に次の3つは必ず前日に確認をしましょう。

応募先企業の概要を確認
事業の内容や、応募した仕事の求人内容を見直す。特に複数の企業に応募をしているときには、間違いがないように企業名や募集職種をしっかり確認。

面接会場までの交通手段
はじめて訪れる場所の場合は、事前に近くまで行ってみるのもよい。最寄り駅のトイレやコンビニについても事前に把握ができると安心。

提出書類の有無
記入漏れがないか、必要な書類が全て揃っているかチェック。

当日、出かける間際になって慌てることがないよう、事前に準備をすることを心掛けてください。